Eingehende Bewerbungen auf Stellenangebote, Blindbewerbungen oder interne Stellenausschreibungen, die Vorgehensweise bzw. die internen Arbeitsabläufe sind in vielen Unternehmen identisch: Die Bewerbungen müssen gesichtet, über Auswahlverfahren bewertet und Absage- und Einladungsschreiben erstellt und versendet werden. Bei positiv bewerteten Kandidaten müssen Bewerbungsgespräche terminiert und durchgeführt, Besprechungsräume und allenfalls zusätzliche Ressourcen organisiert und reserviert werden.
Bei personalintensiven Betrieben mit hoher Personalrotation kommt es deshalb über kurz oder lang zu einer Aufstockung der Personalabteilung, obschon dies nicht unbedingt zwingend wäre, da sich mit elektronischen Workflows effiziente Lösungen anbieten, die sich auf die individuellen Anwenderbedürfnisse zuschneiden lassen: Bewerbungen werden über Scanner oder direkt aus Vorsystemen dem Workflow zugeführt, benötigte Unterlagen werden automatisiert über Vorlagen direkt aus dem Bearbeitungsschritt erstellt, Daten aus unterschiedlichen Anwendungen in einer übersichtlichen Bearbeitungsmaske zusammengeführt. Alle Informationen und Unterlagen werden sowohl während als auch nach Beendigung in einem elektronischen Archiv revisionssicher und einfach recherchierbar abgelegt. Die elektronischen Workflow Systeme zeichnen sich zudem durch ausgeklügelte Berechtigungsfunktionalitäten aus, so dass die Vertraulichkeit der Daten über den ganzen Prozess und auch danach gewährleistet bleibt.
Das Thema “Bewerbungs Management” versteht sich stellvertretend für alle betrieblichen, repetitiven Prozesse, wo sich eine IT gestützte Abwicklung geradezu aufdrängt.